Tabela de temporalidade de documentos para pessoa física.

Manter os papéis em ordem hoje pode evitar muitas dores de cabeça no futuro.

Organizar documentos é fundamental para todos. Manter os papéis em ordem hoje pode evitar muitas dores de cabeça no futuro. Por isso, pesquisei e desenvolvi um guia para ajudar você a determinar por quanto tempo deve guardar cada documento. Aproveite a consulta!

DOCUMENTOS PARA GUARDAR PERMANENTEMENTE

• Documentos pessoais: RG, CPF, Título de Eleitor, CNH, Passaporte, Cartão SUS e Carteira de Vacinação;

• Certidões: Nascimento, Casamento, Divórcio e Óbito;

• PIS/PASEP;

• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;

• Contratos de trabalho e documentos previdenciários;

• Escrituras, registros e contratos de imóveis (enquanto houver propriedade ou efeitos legais);

• Testamentos, inventários e documentos de herança;

• Diplomas, certificados e históricos escolares;

• Comprovantes de contribuição previdenciária (principalmente autônomos).

DOCUMENTOS IMPORTANTES PARA APOSENTADORIA

Guardar, preferencialmente, até a aposentadoria estar concluída e sem pendências:

• holerites e contracheques;

• guias de recolhimento do INSS;

• extratos previdenciários;

• termos de rescisão de contrato;

• PPP e LTCAT (quando houver atividade especial/insalubre);

• contratos de trabalho e comprovantes de vínculo empregatício.

Mesmo com sistemas digitais, erros cadastrais podem ocorrer. Por isso, manter cópias físicas ou digitais continua sendo recomendado.

DOCUMENTOS PARA GUARDAR POR PELO MENOS 5 ANOS

• IPTU;

• Declaração e recibos do Imposto de Renda;

• Extratos bancários importantes;

• Comprovantes de pagamento de condomínio;

• Mensalidades escolares;

• Convênio médico e despesas de saúde;

• Honorários de profissionais liberais;

• Comprovantes de votação;

• Faturas e comprovantes de cartão de crédito;

• Recibos e comprovantes de aluguel;

• Apólices e comprovantes de seguros após o término da vigência.

Atenção:

No caso do Imposto de Renda, recomenda-se guardar os documentos por pelo menos 5 anos após o exercício seguinte ao da declaração.

Documentos relacionados à compra de imóveis, investimentos, heranças e ganho de capital devem ser mantidos por prazo maior.

DOCUMENTOS PARA GUARDAR ENQUANTO POSSUIR O BEM

• Notas fiscais de eletrodomésticos, eletrônicos e bens duráveis;

• Manual, certificado de garantia e comprovante de assistência técnica;

• Documentos de veículos;

• Contratos e comprovantes de financiamento;

• Recibos de parcelas de imóveis financiados.

2 anos

• Multas de trânsito - prazo máximo para processo administrativo.

1 ano

• Comprovantes de hospedagem;

• Contas de consumo: água, luz, gás, telefone, internet etc.;

• IPVA, DPVAT e licenciamento anual de veículos devem ser guardados pelo período de vigência do documento.

90 dias ou conforme garantia

• Notas fiscais de bens não duráveis e produtos com garantia curta.

CONSÓRCIOS E FINANCIAMENTOS

• Carnês e comprovantes de pagamento devem ser guardados até a quitação total e emissão da baixa de alienação fiduciária.

FGTS

Os extratos do FGTS não devem ser descartados rapidamente.

O ideal é manter os comprovantes e extratos relevantes por longo prazo, especialmente para:

• conferência de depósitos;

• ações trabalhistas;

• aposentadoria;

• financiamentos.

Hoje, os dados também podem ser consultados digitalmente pelo aplicativo da Caixa Econômica Federal.

RECOMENDAÇÃO FINAL

Sempre que possível:

• digitalize os documentos importantes;

• mantenha cópias em nuvem ou HD externo;

• organize por categoria e ano;

• descarte documentos somente após verificar se não possuem valor jurídico, tributário ou previdenciário.

Muitas empresas, como as de contas de consumo (concessionárias), bancos, convênios médicos, entre outras, disponibilizam comprovantes e quitação de pagamentos pelos sites, aplicativos e, às vezes, pela própria conta atual.

Em caso de dúvida, guardar a versão digital costuma ser a alternativa mais segura e prática.

Adriana Rielo

Organização Prática Criativa